Sık Sorulan Sorular

e-Defter ile ilgili sık sorulan sorular, kolay erişebilmeniz için kategorilendirilmiş hale getirildi. Bu sorular arasında sizin sıkça karşılaştığınız sorular yoksa, bize bu soruları her sayfanın sağ alt köşesinde bulunan mektup simgesindeki formu doldurarak iletebilirsiniz.

e-Defter Formatı Ne Demektir?

Format; bir bilgisayar dosyasının içeriğini, teknik ve kullanım özelliklerini, üzerinde çalışabilecek araçları belirleyen ve bilgisayarın dosyayı oluşturma, okuma, kaydetme, saklama ve geri çağırmada izleyeceği yöntemi belirten biçimlenme şeklidir.

Halihazırda muhasebe bilgilerinin oluşturulması ve transferinde farklı standart ve formatlar kullanılmaktadır. Bunlar; excel, flat file, txt.,jpg, pdf gibi formatlarda ya da doğrudan database denilen tablolarda tutulmaktadır.

Finansal verilerin farklı formatlara dönüşebilecek şekilde üretimine izin vererek verilerin tekrar girilmesi gereğini ortadan kaldırdığı ve farklı sistemler tarafından hazırlanan verileri standart hale getirerek birleştirilebilir ve taşınabilir olmasını sağladığından ülkemiz E-Defter uygulamasında şimdilik yevmiye defteri ve büyük defterin elekronik ortamda hazırlanması, muhafazası ve ibrazı için XBRL GL (Global Ledger-Global Defter) taksonomisi kullanılmaktadır

XBRL GL, muhasebe işlemlerini tanımlamakta farklı muhasebe sistemlerinin kayıtları- nı tek bir standartta hazırlanmasını sağlayarak veri aktarımını kolaylaştırmakta, finansal raporların dayanağını oluşturan muhasebe kayıtlarını şeffaf, kolay anla- şılır ve analiz yapılabilir hale getirmektedir.

e-Defter Kullanımı Başvuru Şartları

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları gerekmektedir.

  • Gerçek kişi mükellefler için 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunması,
  • Tüzel kişi mükellefler için 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin edilmiş olması,
  • Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olmasıdır.
e-Defter ile İlgili Düzenlemeleri Kim Yapar?

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1)‘ne göre, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defterlerinin, elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulması, bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile, bu defterlerin nasıl tutulacağı ve e-defter ile ilgili düzenlemeleri yapma yetkisi Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ve Maliye Bakanlığı’ndadır.

e-Defter Nedir?

e-Defter Nedir sorusunun cevabı, 1 Sıra Nolu e-Defter Genel Tebliği’nde şu şekilde açıklanmıştır: e-Defter şekil hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

e-Defter Sisteminin Amacı Nedir?

e-Defter sistemi bütün mükelleflere katkıda bulunacak bir uygulama olarak tasarlanmıştır. e-Defter e-dönüşüm projelerine uyum açısından oldukça faydalıdır. Genel olarak e-Defter sisteminin amacı nedir?

  • e-Defter kayıtlarının oluşturulmasını hızlı ve teknolojiye uyumlu bir şekilde gerçekleştirebilmeyi sağlamak.
  • Baskı, onaylama ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırarak, onaylama yükümlülüklerinin elektronik ortamda ve e-araçlarla gerçekleştirilebilmesini sağlamak.
  • Mükellef hizmetlerinde ve idari işlemlerde yeni işlemleri yeni araçlar ve yöntemlerle gerçekleştirmeye olanak sağlamak.
  • Elektronik denetimin kolay ve hızlı yapılabilmesi için zemin sağlamak.
  • Kullanılan uluslararası dosya formatı sayesinde, uluslararası ortak denetime imkan sağlamak.
  • Uluslararası firmaların yönetim ile iç ve dış denetimleri ihtiyaçları için ortak bir format ve standart sağlamak.
  • Firmalardan düzenli ya da düzensiz olarak bilgi ve raporlama isteyen kamu ve özel sektör kurumları için standart bir veri formatı sağlamak.
e-Defter’ler Hangi Tarihe Kadar Oluşturulmalı?

Tebliğler sayfamızda bulabileceğiniz 1 Sıra Nolu e-Defter Genel Tebliği kapsamında aylık olarak oluşturulması tanımlanan defterler 2 Sıra Nolu Tebliğ ile aşağıdaki gibi değiştirilmiştir:

a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

Yani, 2014 Aralık ayında e-defter başvurusunu yapan bir firma 2015 mart sonuna kadar defterini oluşturmalıdır.

e-Defter Oluşturma Adımları Nelerdir?

Şu anki işleyişe göre e-Defter oluşturma adımları şunlardır:

  1. İlgili aya ait defter oluşturulur (xml uzantılı dosya)
  2. Oluşturulan defter mali mühür ile mühürlenir (defterin içine mühür değeri konur)
  3. Berat oluşturulur (Firma bilgileri, Müşavir Bilgileri, Defterdeki mühür değeri)
  4. Berat dosyası GIB uygulamasına yüklenir ve GIB kendi mali mührü ile Berat dosyasını mühürler (GIB, yüklediğim dosyanın içine kendi imzasını koyar)
  5. GIB’in onayladığı berat dosyası indirilir ve defter ile birlikte saklanır (Oluşturulan defter yasallık kazanmış olur)
Oluşturulan defterler ne zaman yasal boyut kazanır?

Oluşturulan berat GIB portalına yüklenip GIB tarafından mühürlenmediği sürece defterler yasal boyut kazanmaz.

Yani, kendi sisteminizde oluşturduğunuz Berat dosyaları GIB portalına yüklenene kadar, defterler programınız üzerinde tekrar oluşturulabilir.

e-Defter tutmaya başladıktan sonra kağıt ortamında defter tutulacak mı?

1.Sıra nolu E-defter Genel Tebliğine göre E-Defter başvurusu yaptıktan sonra onay alan firmalar, kağıt ortamında defter tutamazlar. Kağıt ortamında defter tutulsa bile bunun yasal olarak herhangi bir geçerliliği olmayacaktır.

Dönem içinde e-Defter’e geçen mükellefler ne yapmalı?

1.Sıra nolu E-defter Genel Tebliği‘ne göre mükellefler elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmalıdırlar. Eski defterlerine devam edip, aynı anda e-Defter uygulamasına da geçmek gibi bir uygulama yoktur.

e-Defter’e dönem içinde geçen mükellefler hangi dönemlerin defterlerini oluşturmalı?

Örneğin, ilk defterini Temmuz 2014 ayında oluşturan bir mükellef Ocak ayından Haziran ayına kadar olan veriler için de defterini oluşturmak zorundadır.

Tabii burada bazı soru işaretleri var. Firma GIB’ın istediği veri yapılarını haziran ayına kadar hazırlamadıysa ne olacak? Bu konu ile ilgili GIB ile iletişime geçerek konuyu detaylandıracak ve belirsizliği gidereceğiz.

Muhasebe kayıtlarında hata yapılması durumunda ne yapılacak?

e-Defter oluşturulduktan sonra muhasebe işlemlerinde hata yapıldığının, muhasebe kayıtlarında hata olduğunun farkedilmesi durumunda, hatanın farkedildiği ay içerisinde düzeltmeler yapılmalıdır.

Defter oluşturulan aylara kayıt atılmamalı, düzeltme yapılmamalıdır.

Oluşturulacak e-Defter dosya boyutu ne kadar olmalıdır?

Oluşturulacak e-defter dosya boyutunun 200 MB’ı geçmesi durumunda bölünmesi gerekmektedir. Yani yevmiye satır sayınıza göre birden fazla defter parçası olabilir.

Defter oluşturulurken zaman damgası nerede ne için kullanılır?

Oluşturulan e-Defterlerin zaman damgası ile imzalanma zorunluluğu vardır.

Defter ve Berat dosyaları oluşturulurken xml dosyalarının içine dosyaların oluşturulma zamanı eklenir. Zaman damgası ile, oluşturulan defterlerin belirtilen bir tarihte var olduğu ispatlanır.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Zaman Damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı ifade eder.

Defter’in ve Berat’ın doğruluğu ve değişmezliği nedir?

Defter ve Berat’ların içinde imza/mühür değeri  vardır. Bu değer sizin defterinizi oluşturan kayıtların hash’lenmesi sonucu çıkan değerdir. Defter içine (xml uzantılı dosya içine) konulacak bir nokta bile imza/mühür değerinizi bozar. Yani defterinizin yasal olarak değeri ortadan kalkar.

O yüzden Defter’in ve Berat’ın doğruluğu ve değişmezliği çok önemlidir. Mükellefler defterlerin değişmez bütünlüğünü sağlamakla yükümlüdürler.

e-Defter’e hangi tarih itibarıyla geçilecektir?

En son çıkan 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri‘ne göre e-Defter’e hangi tarih itibarıyla geçileceği aşağıdaki durumlarla açıklanmıştır;

  1. Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren
  2. Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere
  3. Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
e-Defter uygulamasına dahil olması zorunlu olan mükellefler kimlerdir?

421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile elektronik defter uygulamasına dahil olması zorunlu olan mükellefler:

1. 04/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar

2. 06/06/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar

e-Defter uygulamasına dahil olmak zorundadırlar.

e-Defter yazılımlarını kendi geliştiren işletmeler, en geç hangi tarih itibarıyla e-Defter uygulamasına geçeceklerdir?

421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği‘ne göre zorunluluk kapsamına dahil olan işletmelerden, e-Defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin, 01/09/2014 tarihi itibarıyla elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları ve 2014 takvim yılı içinde e-Defter uygulamalarına geçmeleri gerekmektedir.

e-Defter başvuru şartları nelerdir?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefler için, aşağıda yer alan e-Defter başvuru şartları yerine getirilmek zorundadır:

  1. Gerçek kişi mükellefler, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmalı,
  2. Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği‘nde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yaralanma iznine sahip olmalı ve mali mühür temin etmiş olmalı,
  3. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılım Uyumluluk onayı almış bir yazılım olmalıdır.
e-Defter başvurusunda gereken belgeler nelerdir?

Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunmalıdırlar. Gerek duyulması halinde başvuru yapanlardan, ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunulabilir. e-Defter başvurusunda gereken belgeler:

  1. www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,
  2. Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-defter uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır),
  3. Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
  4. Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, tebliğin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.
e-Defter başvurusu onaylanma sürecinde iken, kağıt ortamında tutulacak defterlerin noter tasdiki gerekir mi?

e-Defter başvurusunu yaptıktan sonra, başvurunuz henüz onaylanmamışken, onaylanma sürecinde beklerken, kağıt ortamında tutulacak defterlerinizi notere onaylatmanız gerekir. e-Defter başvurunuz sonuçlanıncaya kadar, başvurunuzun onaylanmama ya da sürecin uzama ihtimalleri olduğundan, kağıt ortamında defter tutma yükümlülüğünüz etmekte ve defterlerin noter tasdiki gerekmektedir.

Firmaların e-Defter muhafaza ve ibraz yükümlülükleri neleri kapsar?

Firmaların e-defteri muhafaza etmesi ve gerektiğinde ilgili birimlere ibraz edebilmeleri için, belli yükümlülükleri yerine getirmiş olmaları gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin alan firmalar, e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini gerçekleştirirken, şu hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

Elektronik defterler, istenildiğinde gerekli merciilere ibraz edilmek üzere, ilgili beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alınır. Bu nedenle elektronik defterler kağıt ortamında saklanmayacaktır.

Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde, elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Bu yükümlülük elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-DefterNedir’e Diğer Sorularınız

Aradığınız sorunun cevabını bulamadınız mı? e-Defter ile ilgili kafanızdaki bütün soruları cevaplayabilmek için çaba harcıyoruz. Aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak sorunuzu bize ulaştırabilirsiniz.

Kullanıcı Forumu

e-Defter kullanıcıları, müşterilerimiz ve destek ekibimizden oluşan kullanıcı forumu sayesinde, e-defter ile ilgili sorunlarınıza cevap bulabilirsiniz. (Yakında)

Foruma Git

İletişim Formunu Doldur

İletişim formunu kullanarak e-defter ile ilgili spesifik bir soru sorabilir, cevabını özel olarak telefon ya da e-posta yoluyla alabilirsiniz.

İletişim Formu
MSS-Bilişim-Banner
Reklam
e-DefterNedir'e Sorunuzu Sorun

Not readable? Change text.